Es handelt sich um ein mittelständisches Unternehmen, das über die Jahre eine komplexe Prozessdokumentation aufgebaut hatte. Intransparenz und Silodenken machten es schwer, den Überblick zu behalten und führte letztendlich zu unzufriedenen Kunden und Mitarbeitern.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, wurde in Abstimmung mit allen Fachbereichen  das bestehende Prozessmodell überarbeitet und neue, klar strukturierte Prozesse eingeführt. Die umfassenden Schulungen der Mitarbeiter war der Schlüssel, damit sie die neuen Prozesse effektiv und effizient umsetzen konnten.

Das Ergebnis war beeindruckend. Die umfangreiche Dokumentation wurde erheblich reduziert. Jeder Prozess konnte auf einer Seite abgebildet werden. Das Handbuch wurde abgeschafft. Überflüssige Prozessschritte wurden eliminiert, wodurch die Verschwendungen drastisch reduziert und die Kundenzufriedenheit spürbar verbessert wurde. Gleiches galt auch für die Profitabilität.

Das Unternehmen befand sich seit 15 Monaten mit einem seiner wichtigsten Kunden in der Eskalation. Diese Situation belastete nicht nur die Beziehung zu diesem Kunden, sondern beeinträchtigte auch die internen Prozesse und brachte die Belegschaft an ihre Grenzen.

Um das Blatt zu wenden, erzeugten wir zunächst ein starkes Dringlichkeitsgefühl und bauten eine engagierte Führungskoalition auf. Durch die klare Kommunikation des Ziels – innerhalb von sechs Monaten die „A“-Einstufung wieder zu erreichen – und die umfassende Befähigung der Mitarbeiter, erzielten wir schnell erste Erfolge. Dieses Momentum wurde genutzt, um weitere positive Veränderungen einzuleiten und neue Erkenntnisse in die Geschäftsprozesse zu integrieren.

Das Projekt wurde innerhalb von 6 Monaten mit der Wiedererlangung der Einstufung „A“ abgeschlossen. Das Vertrauen des Kunden war zurückgewonnen. Nur zwei Wochen nach der positiven Kundenbewertung konnte der erste neue Auftrag dieses Kunden generiert werden.

Das Lieferantenmanagement war eine echte Herausforderung. Das Unternehmen hatte eine hohe dreistellige Zahl an Lieferantenreklamationen und eine beträchtliche Anzahl an „C“-Lieferanten. Dies führte wiederum zu einer Vielzahl von Kundenreklamationen und hohen Qualitätskosten, die die gesamte Organisation belastete.

Um diese Probleme zu lösen, analysierten wir die bestehenden Prozesse und identifizierten Schwächen in den Rahmenverträgen, der Qualitätssicherungsvereinbarung, dem Reklamationsmanagement und der Materialwirtschaft. Gemeinsam mit einem Team aus Mitarbeitern der relevanten Prozesse wurde ein klarer Umsetzungsplan entwickelt.

Die Ergebnisse waren beeindruckend. Innerhalb von weniger als zwölf Monaten konnte die Zahl der Lieferantenreklamationen um 60% reduziert und alle „C“-Lieferanten in mindestens Status „B“ entwickelt werden. Die durch Lieferanten verursachten Kundenreklamationen wurden um 50% reduziert und die Q-Kosten sanken um etwa 30%. Die Verantwortung für das Lieferantenmanagement wurde erfolgreich an den zentralen Einkauf übergeben.